mardi 10 août 2010

J'en ai marre de ma boite mail !



Pas vous ?
De retour de vacances, pourtant prises fin juillet-début août, à une période "calme" pour ne pas dire morte de l'activité des entreprises en France, je reviens et découvre plus de 500 emails dans ma boite... Soupir... Je viens de finir de les traiter, activité qui m'aura pris 2 jours presque à temps plein...

Et ça ne m'amuse pas ! Surtout quand je constate que 80% de ce que j'ai reçu consiste en :
-> des spams
-> des newsletters quotidiennes que je ne lirai jamais (qui lirait l'édition du Monde d'il y a 3 semaines ?)
-> des mails traitants de sujets résolus par mes associés et mes collaborateurs en mon absence

Et pourtant, nous utilisons Gmail comme système de messagerie interne, qui classe les e-mails d'un même sujet en "conversations", de sorte que je gagne déjà un temps fou dans le traitement.

En discutant de la productivité au travail dans les open-spaces et les entreprises des NTYC avec @pierrevalade hier soir, et comme il me montrait un certain nombre de fonctionnalités que je n'avais pas vue dans Gmail Labs, j'ai décidé de faire un changement radical de mon utilisation des emails...

1/ Recevoir moins d'emails
-> J'ai signalé soigneusement en spam ce matin la plupart des expéditeurs indésirables, et vidé ma boite à spams
-> Je me suis désabonné des Newsletters que je ne lisais pas vraiment, ou qui objectivement ne m'apportait pas de valeur business
-> Je réfléchis à demander à tous mes collaborateurs de ne plus partager par email les ressources intéressantes qu'ils trouvent sur le net (un article, une info etc.), mais à utiliser systématiquement le wiki de l'entreprise, ou à mettre en place un twitter d'entreprise pour ce genre de diffusion. Les avantages sont nombreux : moins d'emails, lieu commun à toute la boite pour les ressources, meilleure circulation de l'info dans l'équipe, archivage de l'info dans un lieu (on ne fordward jamais à un nouveau venu dans une boite les emails traitant de ce type, alors qu'un wiki ou qu'un site dédié avec une searchbar se consulte très facilement). C'était d'ailleurs en parti l'objectif de ce blog au départ. Bref, on en reparlera certainement chez Durable :-)

2/ "Voir" moins d'emails
Je me suis demandé ce matin combien de temps j'ai perdu ces 3 dernières années à regarder ma boite mail. Simplement à la regarder... Question étrange ? Je m'explique : jusqu'à ce matin, ma boite affichait 100 emails par page, et était toujours mouchetée de mails en gras (non lus, comme les newsletters), étoilés (important, à traiter rapidement), grisé (déjà lu). Je n'archivais rien, ne classais rien, ne supprimais rien car le moteur de recherche de Gmail est incroyablement efficace pour retrouver une "conversation". Classer, ça fait perdre du temps. Et pourtant, je suis convaincu que j'ai perdu par réflexe des heures de mon temps à regarder rapidement ma boite en me demandant quel était l'email important que j'avais oublié de traité...

Du coup, sur les conseils de @pierrevalade, j'ai :
-> fini de traiter tous les mails reçus pendant mon absence, et les mails du jour
-> archivé l'ensemble de ma boite mail, en un seul coup (select -> select all -> archive)
De sorte que ma boite est désormais... vide !
Sentiment de légèreté absolu...

3/ Activer les fonctions avancées de Gmail
Pour ce qui est de la productivité, Google doit bien avoir quelques tours dans son sac dans Gmail Labs.

-> J'ai passé Gmail en anglais, pour bénéficier de toutes les fonctionnalités avancées (toutes ne sont en effet pas disponibles en Français) => Paramètres, Général, et sur la première ligne : "Anglais US"
-> J'ai cliqué sur Labs (un des onglets dans paramètres), et activé les fonctions suivantes :
  • Don't forget Bob
  • Flickr previews in mail
  • Google Calendar gadget
  • Got the wrong Bob?
  • Inbox preview
  • Pictures in chat
  • Send & Archive
  • Undo Send
Je vous laisse découvrir ces fonctionnalités. Je m'arrête simplement sur :
-> Undo Send : génial : pendant 10 secondes après l'envoi d'un email je peux cliquer sur "undo", et annuler l'envoi de mon email. Une fonctionnalité qui me servira 10 fois par ans, mais qui m'évitera pas mal de sueurs froides :-)
-> Send & Archive : génial : je répond à un mail, et par défaut le mail disparaît de ma boite : la tâche est traitée, elle sort de mon champ visuel.
-> Don't forget Bob et Got the Wrong Bob ? : génial là encore : si je tape l'adresse de Guillaume, Gmail sait que je mets presque à chaque fois Benoit également en copie et me suggère d'ajouter Benoit dans les destinataires. Plus besoin de taper les lettres de l'adresse de Benoit, un simple flèche + entrée et le voilà dans la boucle ! "Got the wrong Bob" fonctionne de manière similaire : si je tape les adresses des actionnaires de l'entreprise, et que par mégarde je me trompe d'Olivier, Gmail me dit que je suis en train d'envoyer des infos confidentielles à mon copain Guide de Haute Montagne, et pas à l'Olivier de mon conseil de surveillance !

4/ Traiter plus vite ses e-mails
Tous les analystes qui utilisent Excel toute la journée vous le diront : un utilisateur efficace d'Excel n'utilise pas (ou presque pas) la souris... Les raccourcis clavier font gagner un temps incroyable.

Je suis donc aller faire un tour sur la page listant les raccourcis clavier de Gmail, ici. Je retiens :
  • g + i (afficher la boite de reception : i pour inbox)
  • g + a (go to "all mail" ce qui est rassurant pour refaire apparaître tous les emails de sa boite)
  • c (compose : ouvre un nouvel email vide)
  • e (archive la conversation)
  • ! (report as a spam)
  • r (sur un message : reply)
  • a (sur un message : replay to all)
  • f (sur un message : fordward)
  • # (sur un message : supprime)
  • z (undo : annule la dernière action)
Et le golden collector :
  • tab + enter (send message)
Je me force à utiliser ces raccourcis clavier depuis 3 heures environs... et la vitesse à laquelle je traite mes emails est juste hallucinante... :-)

5/ Contrôler (limiter ?) l'instantanéité
Avons-nous vraiment besoin d'être connecté tout le temps à notre boite mail ? A répondre tout de suite ? A être disponible pour les sollicitations des gens ? Entre mon ordinateur portable et mon Iphone, je suis tout le temps connecté. Sur les conseils (!) de ma femme, j'ai décidé de ne plus regarder mes mails une fois chez moi le soir... mais je les consulte tous les jours le we... :-( Ce faisant, j'habitue mes correspondants à cette instantanéité rendue possible par l'outil, et je me prends à mon propre jeu : je suis obligé de répondre rapidement aux mails que je reçois continuellement... et je reste scotché à ma boite mail toute la journée, sans arriver à libérer 2 heures de mon temps pour avancer réellement et efficacement sur le reste de mon travail.

Répondre aux emails est important bien sûr, c'est même une partie essentielle du boulot de manager. Démarcher des contacts, déléguer à ses collaborateurs, réfléchir à un sujet complexe et dénouer une situation, suivre l'avancement d'un projet, faire circuler une ressource importante (à non, ça on a dit qu'on arrêtait ! :-). Mais ce n'est qu'une partie seulement des responsabilités à assumer. Et plus j'y pense, plus je suis convaincu que les allers-retours que je fais toutes les 5 minutes sur ma boite mail me font perdre en concentration, et donc en productivité.

Je vais donc essayer de faire des "sessions gestion de mes emails" : je passe 1h sur ma boite, je traite les mails (qui sortent du coup de mon champ visuel), et quand je suis à 0 (ou presque), je retourne à mes autres tâches. Un sujet super urgent dont il faut m'informer ? Je suis disponible par téléphone (SMS - Appel), le reste du temps je ne suis plus l'esclave de ma boite mail... et je peux recommencer à réfléchir ! On va voir ce que ça donne dans la pratique... :-)

A ce sujet, @pierrevalade (encore lui) m'a fait découvrir ce concept de InboxZero de Merlin Mann, voir la vidéo très intéressante (même si un peu longue) ci-dessous :



Et vous : quels sont vos bons tips pour gérer vos emails ?

8 commentaires:

  1. Avec plaisir Arthur!

    - Pierre (pierrevalade.com)

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  2. 0.*betise : on* Ne plus l'ouvrir ! *betise : off*

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  3. Dans le pire, il y a toujours quelque chose de positif à retirer :) comme dit le proverbe chinois. Bravo Arthur !

    Le titre 4 m'est particulièrement utile, je vais utiliser ces racourcis pour gagner du temps!

    Et enfin j'ai appris autre chose à travers cette histoire :être patron d'une société d'e-business est égal à la boite mail bien remplie tous les matins :)

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  4. C'est la révolution dans ta boîte mail apparemment !

    Concernant les ressources, Durable possède également un delicious très pratique ;-)

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  5. Article très intéressant! Une autre fonctionnalité du labs que. J'utilise est la multiple inbox pour afficher a la fois mon inbox classique et mes mails suivis sur la page principale qui me permet de tout archiver et de garder en tête les mails a gérer dans les prochains jours ou les infos importantes

    @remidupeuble

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  6. Merci pour vos commentaires !

    Je viens de désactiver les alertes push sur mon Iphone aussi... et lorsque je me connecte aux mails de mon Iphone, c'est vrai que ca fait bizarre de ne rien voir s'afficher (puisque je suis à 0 mails dans mon inbox :-)

    Par contre je sens vraiment que je suis plus rapide dans le traitement des mails grâce aux raccourcis clavier et à plus concentré quand je passe à autre chose dans mon boulot : j'ai vu une boite mail vide, et je suis l'esprit complètement libéré !

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  7. Au sujet de la fonction Undo Send de Gmail Labs:
    on peut désormais régler le délai d'annulation d'envoi à... 30 secondes!
    De quoi rester zen quelques secondes de plus;)

    Voir aussi le mode d'emploi sur Mashable

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  8. Oui !
    Appliquer la stratégie du zero inbox est juste indispensable :)
    Mais pour ça, l'idéal c'est de mettre en place la stratégie du Getting Things Done, un super bouquin d'organisation, qui propose un systeme de gestion des taches qui s'applique à merveille à la gestion des mails (http://tufuga.net/wp-content/uploads/2010/01/gtd_quickref.png).

    Perso je m'autorise 10 mails max dans mon inbox. Et encore c'est déjà trop :D

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